Kenapa ada gap antara strategi dan implementasi?

Kenapa ada banyak organisasi gagal untuk mencapai tujuan strategis perusahaan?

90% eksekutif perusahaan memberikan respon bahwa organisasi mereka gagal untuk mencapai tujuan strategis perusahaan akibat tidak memiliki strategi implementasi yang lengkap.

Rata-rata, organisasi mengalami kegagalan bahkan hanya untuk mencapai 20% dari target karena buruknya implementasi atau strategi yang dilakukan di level teknis atau operasional.

Apa saja kelemahan dalam strategi yang dibuat hingga menjadi hambatan yang signifikan dalam level implementasi:

1. Kurangnya clarity (kejelasan) mengenai pilihan yang dibuat dengan harapan untuk memberi arah untuk organisasi.
2. Lemahnya pemahaman pada kapasitas yang dimiliki untuk mencapai tujuan atau target perusahaan.
3. Lemahnya pemahaman pada konteks ataupun lingkungan dimana perusahaan beroperasi.
4. Lemahnya pemahaman pada keunggulan kompetitif (competitive advantage) yang dimiliki organisasi/perusahaan.
5. Budaya yang mempengaruhi implementasi.
6. Sumberdaya, termasuk waktu dan anggaran yang ketersediaannya tidak cukup atau tidak dikelola dengan baik.
7. Tidak cukupnya kecepatan dan kelincahan (speed and agility) dalam membuat perubahan yang diperlukan pada rencana implementasi saat dibutuhkan.

Faktor yang memberikan kontribusi pada gap (Eksternal):

1. Perubahan pada peta persaingan
2. Ketidakstabilan kondisi politik, sosial, dan kondisi ekonomi
3. Perubahan pada penawaran yang diberikan kompetitor
4. Perubahan pada kebutuhan dan perilaku konsumen, perkembangan teknologi yang cepat

Permasalahan yang dihadapi adalah informasi tidak dikelola oleh orang yang tepat di waktu yang tepat.

Goal: Memberikan feedback (di waktu yang tepat) kepada yang mengimplementasikan strategi agar secara cepat dapat merespon perubahan yang terjadi.

Berikut 10 Prinsip yang dikembangkan oleh Brightline – Project Manajement Institute yang dapat dilakukan untuk mengubah ide menjadi hasil nyata:

1. Acknowledge that strategy delivery is just as important as strategi design.

Terimalah bahwa anda memiliki tanggung jawab untuk membuat rancangan strategi anda dapat mencapai hasil. Strategi tidak terjadi begitu saja secara otomatis. Pentingnya kepemimpinan yang aktif dan dapat dirasakan. Organisasi merupakan investasi yang besar, baik dari sisi waktu, kreatifitas, dan energi, karena itu perlu rancangan strategi yang tepat. Diperlukan prioritas dan perhatian yang sama untuk merancang strategi sebelum beralih dari satu hal ke yang lain. Ini adalah bagian yang penting dari peran untuk memastikan bahwa organisasi memiliki kemampuan untuk menjalankan program sebagai bagian dari strategi yang dibuat.

2. Accept that you’re accountable for delivering the strategy you designed.

Mengakui bahwa memiliki strategi sama pentingnya dengan merancang strategi. Diperlukan keseimbangan atau orkestrasi dalam lingkungan bisnis yang berubah dengan cepat dan kompleks. Strategi perlu didefenisikan dan dikomunikasikan dengan sangat jelas dan terukur. Tanggungjawab bergeser hingga di level mengawasi progres implementasi sehingga strategi dapat memberikan hasil dan mencapai sasaran. Perlu diketahui perubahan-perubahan apa saja yang terjadi di dalam organisasi, dan siapa yang melakukan pengelolaan program dan mendorong agar terjadi perubahan. Eksekutif yang membuat strategi harus bertanggungjawab secara pro aktif mengatasi kesenjangan atau gap yang muncul dan menjadi hambatan dalam mencapai hasil yang diharapkan. Tanpa disiplin, ketelitian, dan kehati-hatian maka strategi hanya memiliki sedikit peluang untuk berhasil.

3. Dedicate and Mobilize the Right Resources.

Memberikan inspirasi dan memberi tugas kepada orang yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sangat penting. Selain itu, aktif menyeimbangkan antara menjalankan bisnis dan mengubah bisnis dengan memilih dan menjamin sumber daya yang sesuai untuk masing-masing, karena mereka sering memiliki kebutuhan yang berbeda. Mengenali keterampilan kepemimpinan tim yang berharga, dan menunjuk pemimpin terbaik dengan kapasitas yang memadai untuk menangani program yang menantang dan penting dalam kesuksesan implementasi strategi.

4. Leverage insight on customers and competitors.

Jangan lupa untuk melihat ke luar! Terus pantau kebutuhan pelanggan, kumpulkan wawasan pesaing, dan awasi lanskap pasar untuk risiko-risiko besar, dan hal-hal yang belum diketahui. Keberhasilan di pasar akan berada di tangan mereka yang sangat baik dalam mendapatkan wawasan baru dari lingkungan bisnis yang selalu berubah dan cepat merespons dengan keputusan dan penyesuaian yang tepat untuk menyusun strategi.

5. Be bold, stay focused and keep it as simple as possible.

Berani, tetap fokus, dan sederhanakan semuanya sebisa mungkin. Mendorong kesederhanaan dengan cerdas! Memulai atau bereaksi dengan cepat terhadap perubahan yang dramatis dalam lingkungan bisnis adalah kemampuan yang penting untuk sukses. Banyak tantangan yang akan Anda hadapi secara kompleks dan saling tergantung satu sama lain. Dalam menghadapi ini, cara terbaik untuk tetap agile adalah dengan mengelilingi diri dengan penyederhanan dibandingkan kerumitan yang kompleks. Anda memerlukan orang-orang yang dapat mencapai inti dari peluang atau ancaman, memahami pendorongnya, menyampaikan informasi, dan mengambil tindakan yang Anda perlukan dengan cara yang Anda butuhkan. Dengan begitu, Anda meminimalkan birokrasi, mengeksplorasi ide, mengambil risiko yang tepat, memprioritaskan pekerjaan, memastikan akuntabilitas, dan fokus pada memberikan nilai melalui inisiatif strategis Anda.

6. Promote team engagement and effective cross-business cooperation.

Meningkatkan keterlibatan tim dan kerjama lintas bisnis secara efektif. Berhati-hatilah dengan “frozen middle”! Untuk mendapatkan dukungan yang tulus dari manajer menengah dengan melibatkan dan mengaktifkan mereka sebagai pembawa strategi, bukan hanya sebagai manajer atau pengawas. Jangan menganggap bahwa orang-orang Anda akan “mengerti” – kepemimpinan harus dengan tegas menetapkan komitmen bersama terhadap prioritas pengiriman strategi dan secara teratur menguatkan hal tersebut. Ini bukan tentang bersikap halus. Pemimpin harus melakukan transparansi untuk membangkitkan kepercayaan dan meningkatkan kerjasama lintas bisnis dalam strategi yang ditetapkan.

7. Demonstrate bias toward decision-making and own the decisions you make.

Tunjukkan kecenderungan untuk mengambil keputusan dan bertanggung jawab atas keputusan yang Anda buat. Ikuti keputusan Anda sampai tuntas! Bertekadlah untuk membuat keputusan strategis dengan cepat. Bergeraklah dengan cepat untuk memperbaiki jalur, menetapkan prioritas ulang, dan menghilangkan hambatan. Terimalah kenyataan bahwa Anda kemungkinan tidak akan memiliki semua informasi yang Anda inginkan, dan andalkan pada orang yang bisa dipercaya untuk memberikan masukan yang cukup handal sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang matang. Pertimbangkan dan tangani risiko serta interdependensi secara eksplisit – baik dari awal maupun secara teratur selama proses bisnis berjalan. Bangun struktur tata kelola yang ringan dan kuat untuk memperkuat akuntabilitas, tanggungjawab, dan kecenderungan untuk bertindak, berdasarkan ukuran-ukuran dan tonggak kesepakatan capaian yang disepakati.

8. Check ongoing initiatives before committing to new ones.

Sebelum berkomitmen pada inisiatif baru, periksa terlebih dahulu inisiatif yang sedang berjalan. Tahanlah godaan untuk menyatakan kemenangan terlalu cepat! Dengan tata kelola, kepemimpinan, ketatnya pengelolaan, dan kemampuan pelaporan yang tepat, Anda dapat secara teratur mengevaluasi portofolio inisiatif strategis Anda. Tambahkan inisiatif baru sebagai respons terhadap peluang baru, tetapi pastikan Anda memahami dengan baik baik portofolio yang sudah ada maupun kapasitas organisasi Anda untuk melakukan perubahan. Tangani aktif setiap masalah yang Anda temukan. Pada jangka panjang, disiplin manajemen inisiatif strategis yang kritis untuk orchestrasi portofolio inisiatif yang dinamis, akan berhasil hanya jika penilaian, dukungan, dan koreksi atas jalur atau proses yang kuat telah diterapkan.

9. Develop robust plans but allow for missteps — fail fast to learn fast.

Buatlah rencana yang kuat, namun tetap memperhitungkan kemungkinan kesalahan – gagal secepat mungkin untuk belajar dengan cepat. Perencanaan dan persiapan yang tepat dapat mencegah kinerja yang buruk! Kata bijak ini tetap benar seperti dahulu kala, namun dalam lingkungan bisnis saat ini, siklus perencanaan strategi harus lebih cepat, dinamis, dan fleksibel daripada sebelumnya. Memberdayakan tim untuk bereksperimen dan belajar dalam lingkungan di mana aman untuk gagal dengan cepat. Diskusikan tantangan secara terbuka dan sesuaikan rencana yang diperlukan untuk mencapai kesuksesan yang realistis. Belajarlah untuk memberikan penghargaan terhadap kegagalan, atau setidaknya menerima kegagalan sebagai masukan yang berharga.

10. Celebrate success and recognize those who have done good work.

Rayakan kesuksesan dan mengakui mereka yang telah melakukan pekerjaan dengan baik. Menginspirasi orang adalah bagian dari pekerjaanmu! Ya, Anda harus mendorong akuntabilitas dan fokus pada proses dalam implementasi strategi, tetapi Anda juga perlu memotivasi orang-orang yang melakukan pekerjaan tersebut. Secara aktif membentuk budaya pemenang dengan melibatkan dan membangkitkan semangat orang-orang yang bertanggung jawab dalam program perubahan strategis yang ada. Rayakan keberhasilan-keberhasilan kecil. Akui dengan kerendahan hati dan sikap terbuka kepada mereka yang menunjukkan perilaku kepemimpinan dan kemampuan program yang membuat strategi berhasil, dan minta mereka untuk berbagi pengalaman mereka.

Prinsip-prinsip ini bagi kita adalah aturan moral dan kebenaran dasar. Praktik dapat berubah, model bisnis dapat terganggu, teknologi dapat berkembang, tetapi prinsip-prinsip tidak berubah. Mereka adalah jiwa dari desain dan pengiriman strategi. Tidak peduli kondisi lingkungan organisasi, tidak peduli seberapa kompleks dan menantang tujuan strategisnya, prinsip-prinsipnya tetap bertahan.

10 prinsip ini dapat membimbing para pemimpin dan tim menuju keputusan, praktik, dan proses yang tepat. Organisasi dapat dimungkinkan untuk menghadapi ancaman dan memanfaatkan peluang untuk mengimplementasikan inisiatif strategis dan mencapai tujuan strategis.

Prinsip-prinsip ini dikembangkan oleh sekelompok ahli, praktisi, dan peneliti yang didukung oleh tim Brightline, yang bertemu untuk membahas tantangan yang paling kompleks yang dihadapi oleh organisasi saat mencoba mengintegrasikan rancangan strategi dengan implementasi yang optimal.